Gå til sidens indhold
 

Gode råd til udendørs musikarrangementer

v/John Fogde, NorthSide

Hvis man vil lave et stort udendørsarrangement med musik, er der rigtig mange overvejelser, man skal gøre sig, inden man begynder at finde bands, dj’s, mad- og øl partnere, sikkerhedsfolk og toiletvogne.

Det vigtigste er at finde en plads, der passer til ens behov, og når man har gjort det, skal man i gang med at ansøge om en lang række tilladelser, inden man er klar til at slå dørene op til sit arrangement.

 

Pladsen

Her skal du enten sikre dig en tilladelse fra kommunen til at bruge et offentligt område til dit arrangement eller lave en aftale med en privat person eller det firma, der ejer pladsen, du gerne vil bruge. Vil du benytte dig af en offentlig plads, kan du se mere om booking af kommunens pladser på siden www.arrangoeriaarhus.dk.

Herefter skal der ansøges om en arrangementstilladelse og tilladelse til at spille musik på et udendørsareal hos Teknik & Miljø.

En lignende tilladelse skal søges hos Østjyllands Politi.

Kommer dit arrangement til at påvirke trafikken og har du evt. brug for at få afspærret veje, så skal du lave en aftale med Center for Byens Anvendelse.

Når du har sikret dig en plads, skal du hurtigst muligt udarbejde en beredskabsplan, der skal godkendes af Østjyllands Politi. Samtidig skal du lave en kortlægning af pladsen med flugtveje, og disse skal godkendes af Aarhus Brandvæsen.

Ønsker du at sælge alkohol til dit arrangement, skal du desuden ansøge Østjyllands Politi om en lejlighedsbevilling.

Ønsker du at sælge mad til dit arrangement, skal du gå i dialog med Fødevarenævnet.

Laver du et arrangement, hvor der kommer mange tusinde mennesker, er det også en god idé at varsle Præhospitalet under Region Midtjylland, så de er forberedte, hvis der skulle ske en ulykke eller lignende.

Senest otte dage inden arrangementet skal der desuden være lavet en aftale med musikerorganisationen KODA.

Ønsker du at sælge andet end mad og drikke til arrangementet (merchandise, tøj, campingstole osv.) skal der indgås en aftale med Erhvervsstyrelsen.

Det er også vigtigt, at der er tegnet en forsikring, der dækker for arbejdsskader og arrangøransvar.

Derudover er det en rigtig god idé at tage kontakt til naboerne i god tid, inden arrangementet skal afvikles enten personligt eller gennem et informationsbrev, der husstandsomdeles i området omkring pladsen.

Det gjorde vi på NorthSide i 2012

Alle arrangementer er forskellige, og der er meget stor forskel på, hvordan publikum opfører sig til en koncert, et endagsarrangement og til en festival over flere dage. Derfor er det umuligt at lave deciderede retningslinjer for, hvor mange toiletvogne eller fadølshaner, man som arrangør har brug for, når man laver et udendørsarrangement.

Derfor har vi i de følgende retningslinjer taget udgangspunkt i, hvad vi gjorde på NorthSide Festival 2012, hvor vi havde omkring 20.000 besøgende. Det er det antal, tallene er estimeret efter, og vores beregninger holdt stik, da vi ikke oplevede problemer med køer nogen steder under festivalen.

Så når du skal i gang med at planlægge dit arrangement, anbefaler vi, at du i samråd med dine leverandører tager en snak om, hvad der er passende til netop dit arrangement, og ikke ser dette som en faktaliste, men nærmere lidt gode råd omkring, hvad du skal være opmærksom på.

Hvor mange kvadratmeter plads skal jeg bruge per gæst?
- På NorthSide har vi besluttet, at der skal være cirka 1 kvadratmeter per gæst, da vi gerne vil have, at der er mulighed for at have kunstinstallationer og plads på græsset, hvor folk kan sidde ned. Men laver man eksempelvis en enkeltstående koncert, så kan man formodentlig samle folk på mindre plads.

Hvor mange toiletter skal jeg bruge per gæst?
- Til NS12 var der cirka 1 toilet per 100 gæster plus mange meter pissoir. Vi brugte vakuum-toiletter, der er vandbesvarende og ikke stopper til så let som almindelige skylletoiletter. Antallet af toiletter kan variere på basis af forskellige faktorer som eksempelvis antallet af kvindelige gæster, pladsens åbningstider og placering af toiletterne på pladsen.

Hvor mange ølhaner skal jeg bruge per gæst?
- Vi havde 120 meter serveringsområde til øl samt 50 meter til drinks. Antallet af haner afhænger meget af publikummet, og hvilken type fadølsanlæg man vælger at installere.

Hvor mange madboder skal jeg bruge per gæst?
- Der var omkring 140 salgsflademeter, der udelukkende blev brugt til servering af mad. Det vurderede vi var et passende antal, da vores plads var åben hver dag fra 12 til 02. Har man åbent i en kortere periode, kan man formodentlig med fordel skære i antallet af salgsflademeter.

Hvor mange dankortterminaler skal jeg bruge per gæst?
- Vi havde lejet omkring 100 terminaler til vores boder og barer. Derudover havde vi opsat hæveautomater ved indgangen og inde på selve pladsen.

Hvor mange skraldespande skal jeg bruge per gæst?
- Vi havde opstillet omkring 600 skraldespande, og her er en vigtig faktor, hvor ofte de bliver tømt.

Hvor mange meter flugtvej skal jeg bruge?
- Hvis du laver et lukket arrangement, hvor der er indhegning rundt om pladsen, skal du være opmærksom på, at der skal være en mulighed for at komme ud af pladsen mere end et sted. De nærmere bestemmelser omkring flugtveje kan du få hos byens brandchef. Bemærk at der skal indsendes en ansøgning om tilladelse til Aarhus Brandvæsen i god tid inden arrangementet afvikles med en beskrivelse af arrangementet samt to tegninger af pladsen.

Hvor meget strøm skal jeg bruge?
- Det kan man regne ud ved at lave en optælling af, hvor mange ampere ens udstyr bruger. Ved at notere al strømforbrug for eksempel på scenen (lyd, lys, mixere osv.) kan man i samarbejde med en leverandør udregne, hvor mange generatorer man skal bestille. Eksempelvis brugte vi 742 ampere på hver scene i 2012.

Skal jeg have storskærme?
- Hvis man laver et stort arrangement er det en god idé at være storskærme både af hensyn til publikum og af hensyn til sikkerheden. Har man 10.000 gæster eller mere, så kan der være fare for, at der bliver et stort pres mod scenen, hvis publikum har svært ved at se. Det kan afhjælpes med storskærme.

Hvor lang tid skal jeg bruge på at stille op/rydde op?
- Vi brugte cirka en uge på at stille op og cirka en uge på at pakke ned. Men dette afhænger i høj grad af, hvor mange man er om opgaven, og hvor meget gear man har stillet op på sin plads.

Som tidligere nævnt skal alt dette ses som venlige råd og løse retningslinjer. Alle arrangementer er unikke, men forhåbentlig kan du bruge vores erfaring til selv at komme godt i gang.

 
 

Opdateret: 11.11.2014

Afdeling: Aarhus Kommune

Send kommentar: Arrangør i Aarhus

Telefon: 89 40 20 00

 
 
 

Tip en ven

Her kan du tippe en ven om siden





CAPTCHA
Change the CAPTCHA codeSpeak the CAPTCHA code